Omstilling

En god og gennemarbejdet opsætning er afgørende for at lette arbejdsgangene i din virksomhed

Se videoen nedenfor, hvor vi viser dig hvad vi egentlig gør

Omstilling

En god og gennemarbejdet opsætning er afgørende for at lette arbejdsgangene i din virksomhed.

Har du tænkt over hvad alle erhvervsteleselskaberne
egentlig taler om, når de taler om omstilling? Se med her:

Nu ved du hvad vi gør
Vil du læse lidt mere om nogle af vores mange funktioner?
Vi har listet dem op her:

Omstilling & Telefonifunktioner

Duokald

Er du tit på farten, vil det være en god idé med Duokald. Duokald gør så jeres bordtelefon og mobil kan ringe samtidig (modtage hinandens kald)

Omstilling blandt kolleger

Omstil nemt til dine kolleger enten via App eller på desktop. Omstil en samtale direkte (blind omstilling), eller parker samtalen og give modtageren en besked før opkaldet omstilles (ledsaget omstilling). 

Automatisk 'forstyr ikke/pause'

Med 'Forstyr ikke' vil din telefon ikke modtage opkald. Det kan automatisk opsættes for eks. frokostpauser.
Med 'Pause' vil du ikke modtage opkald der kommer fra køer, men dine kollegaer mm. Vil stadig kunne ringe direkte til dig.

CallerID

Vi har mulighed for automatisk at opsætte CallerID indenfor arbejdstider.
Det vil betyde at I vil ringe fra f.eks. jeres hovednummer fra 08:00-16:00 og udenfor disse tidspunkter vil I ringe med jeres ”rigtige” ID.
Dette kan opsættes med flere numre:. Hovednummer, mobil, afdelingsnumre mm.

Software til PC & mobil

Med vores Communicator og MobilCommunicator har I altid vores software nemt tilgængelig på både kontoret og på farten.
Via softwaren har I alle jeres kontakter, og muligheden for at omstille/viderestille
Ligeledes kan I styre jeres statusser mm.

VIP lister

Med VIP lister, kan vi definere jeres telefoniopsætning til at kigge på landekoder eller bestemte numre, f.eks. børn, ledelsen mm. Så de altid vil kunne komme igennem til jer, om I er på Forstyr ikke eller lignende.

Konferencerum

Med konferencerum har I mulighed for nemt at holde telefonmøder. Der er ubegrænsede rum tilgængelige, og I kan alle deltage måde internt og eksternt.

Hotdesk

Hvis I har fleksible pladser på kontoret, så har I mulighed for at få lavet hotdesk.
Hotdesk fjerner den enkelte tilknytning på telefoner og udskifter det med et login, så I nemt kan skifte plads / arbejde hjemmefra mm.
Log ind med få tryk og være klar på telefonen straks.

Beskeder

Velkomsthilsen (på flere sprog)

Mulighed for at få specielkonfigureret velkomst på flere sprog.
Dette gør at de indringende vil modtage en hilsen på deres respektive sprog, baseret på landekoder.

Kalender- og tidsstyring

Få et godt overblik over dine kollegaers tilgængelighed via kalenderintegration fra outlook, gmail osv.
Med kalenderintegration får I mulighed for at tilføje jeres kalender i vores software, så I nemt og overskueligt kan se om kollegaer har ferie / er til møde mm.

Talebeskeder

Få indtalt talebeskeder, som fører dine kunder sikkert frem til den korrekte medarbejder. Udenfor jeres åbningstid, kan kunden få information om, hvornår I åbner igen, eller hvordan det ellers er muligt at få kontakt til jer.

Sprogstyring

Via landekodeaflæsning, kan vi sikre at dine kunder får velkomsthilsen og talebeskeder på deres respektive sprog.

Telefonsvarer på flere sprog

Mulighed for at få specielkonfigureret telefonsvarer på flere sprog.
Dette gør at de indringende vil modtage en besked på deres respektive sprog, baseret på landekoder.
Der kan opsættes telefonsvare på jeres hovednummer, afdelinger ja alle numre kan få hver deres telefonsvarer, som vil blive sendt til en email eller som kan aflyttes på telefonen

Tidsbestemt telefonsvarer

Dette giver muligheden for at få specifikke telefonsvarer aktiveret i jeres telefonisystem på bestemte tidspunkter, f.eks. frokost, kursus, møder, ferie mm.

Helligdagskomponent

Med vores specielle helligdagskomponent, har vi taget de gængse almindelige helligdage og tilføjet dem, så I helt automatisk får helligdagsbesked på. Dette gør at I aldrig skal bruge tiden på at huske at melde lukketider ind.
Helligdagskomponentet fås med Danske, Tyske, Svenske, Finske, Hollandske og Norske helligdage.

PBX

Valg med ubegrænsede muligheder

Valg komponentet er et alsidig komponent som kan kigge på udtryk af Sand eller Falsk og ud fra det styre opkaldet, ved at beregne tid, skiftende ”ekstra” helligdage, status på telefoner mm.
Med vores specielle ”Valg” komponent får I f.eks. mulighed for at automatisere de dage hvor der skal ske noget specielt. Har I f.eks. behov for en specielopsætning i lige/ulige uger eller specielle måneder, så vil valgkomponentet kunne klare dette automatisk.
Ligeledes vil det kunne kigge på diverse telefoner og sikre at kunderne ikke bliver mødt af lang ventetid, men i stedet får mulighed for at lægge en besked.

Tilmeld mobil til kø

Uanset om I vælger at bruge bordtelefoner eller mobiltelefoner eller begge dele, kan I besvare indgående opkald, i jeres kø-system.

Call-back

Hvis jeres kunder som så mange andre, ikke gider at vente i telefonen, har I mulighed for at få opsat Callback på jeres telefonisystem.
Dette vil give de indringende en mulighed for at blive ringet op af jer.
Det vil selvfølgelig ske automatisk, hvor vi sender et ”ghost-call” ind i systemet for at holde køpladsen i stedet for kunden. Når det så er kundens tur, vil jeres telefon ringe som vanligt, men i stedet ringe ud det øjeblik i besvare telefonen.

Specialkonfigurerede valgmenuer

Med Valgmenuer har I mulighed for at opdele jeres telefoni i afdelinger. Udover dette har vi også mulighed for at specielkonfigurere dem således at der kigges på jeres aktuelle telefonstatus og fortælle beskederne ud fra det.
Er Lageret f.eks. lukket i dag, vil vi kunne konfigurere valgmenuen til ikke at nævne lageret som en mulighed, således at kunderne aldrig bliver fanget i lange tomme køer.

Køer

Intet menneske bryder sig om at stå i kø, men vi kan alligevel ikke undvære dem, for så vil vi alle blive mødt med alt for mange optaget toner.
Derfor har vi sikret en dybdegående udvikling af vores køer, så de altid kan konfigureres op til jeres forventninger.
Dette kan blandt andet gøres med forskellige strategier som vores system altid vil kigge på, og eller tage højde for. Ligeledes vil I kunne få begrænsninger på jeres køsystemer med automatisk ned/optrapning. F.eks. fra 08:00-08:50 må der max være 10 i kø, 08:50-09:00 må der max være 3 i kø osv.
Kø komponenter kan konfigureres præcis op til jeres ønsker, så I altid vil føle at jeres kunder får en behagelig oplevelse ved at ringe til jer.

Ventemusik

For at lette oplevelsen ved at sidde i kø, stiller vi noget dejlig og klingende ventemusik til rådighed.
Der er også altid mulighed for at tilføje præcis den ventemusik I ønsker.

Altid skræddersyet løsning

Har I kollegaer som arbejder deltid/specielle tidspunkter mm. Har vi mulighed for at designe telefonisystemet 100% for den enkelte.
Det betyder at I aldrig skal nøjes med at vælge én måde jeres system virker på.

Automatisk feriebesked

I vores mobil app, pc software mm. Har I mulighed for at definere de dage I holder ferie med blandt andet kalender integration, så der altid automatisk kommer en feriebesked på jeres system når I ikke er tilgængelige.

URL Kald

Via URL Kald har I mulighed for at opsætte telefonsystemet til at videresende data til jeres eget kundesystem. Det kunne være Kundegrupper baseret på opkaldsID, ordrenummer mm.

Automatiske åbningstider

Med automatiske åbningstider eller manuelle åbningstider alt efter hvad I ønsker, styres jeres telefonisystem nemt og overskueligt.

Afbrydere ved travlhed

Oplever I travlhed og ærgrelse over at telefonen bare ringer men I har ikke mulighed for at besvare?
Så vil det være oplagt at få opsat nogle afbrydere i jeres system. Med afbrydere kan I nemt ved tryk på en enkelt knap, aktivere travlbeskeder, lukkebeskeder, ja et helt andet flow for jeres telefoni.

Integration til de fleste IT-systemer

Vores software kan nemt integreres op mod de fleste it-systemer, som kan effektivisere arbejdsgangen endnu mere. 
Vi tilbyder bl.a. fleksible integrationer til sundhedssektoren og dyrlæger, samt integrationer til diverse booking og CRM/ERP-systemer. 

Hos os får du ALLE funktioner til én pris! Kun 49,- pr. bruger pr. måned.

Skal vi tage en snak om jeres telefoni?

Ønsker du et besøg i din virksomhed eller en snak via telefonen?

Lad os høre lidt om jeres virksomhed og jeres eventuelle udfordringer,
så sammensætter vi en løsning der passer præcis til jer.
Vi arbejder for at gøre din arbejdsdag nemmere.

Skal vi tage en snak om jeres telefoni?

Ønsker du et besøg i din virksomhed eller en snak via telefonen?

Lad os høre lidt om jeres virksomhed og jeres eventuelle udfordringer, så sammensætter vi en løsning der passer præcis til jer.
Vi arbejder for at gøre din arbejdsdag nemmere.

Se her et udpluk af vores kunder

OneMobil Communicator

Ta din omstilling med i lommen

Det skal være nemt at drive sin virksomhed, uanset hvor man befinder sig. OneMobil Communicator er vores app til dig. Den giver dig overblik og kontrol.

PC Communicator

Hvem sidder i møde? Hvem holder ferie? Hvem er meldt ind i telefonkøerne? Et godt overblik giver ro og kontrol, og jeres kunder vil få en god oplevelse, når de ringer til jer.

Ta din omstilling med i lommen

Det skal være nemt at drive sin virksomhed, uanset hvor man befinder sig. OneMobil Communicator er vores app til dig. Den giver dig overblik og kontrol.

Få nemt overblik over dine kolleger

Hvem sidder i møde? Hvem holder ferie? Hvem er meldt ind i telefonkøerne? Et godt overblik giver ro og kontrol, og jeres kunder vil få en god oplevelse, når de ringer til jer.

Omstillingens mange muligheder

Er du på jagt efter et letflydende telefon omstillingsystem til erhverv? Så er du kommet til det rette sted!
Læs her, hvis du vil vide, hvad din firma telefon omstilling skal kunne.
Først og fremmest har vi det mest grundlæggende spørgsmål om telefon omstilling.

Hvad er omstilling? Omstilling er en vigtig del af din erhvervstelefoni, der kan meget andet end blot omstille opkald til dine kollegaer. Omstillingen kan hjælpe dig med alle dine opgaver i forbindelse med telefonen, så du kan spare tid ved hvert opkald.

Omstilling er det absolut mest centrale aspekt af en erhvervsdrivendes telefoni. Har du endnu ikke undersøgt mulighederne for, hvad omstilling kan gøre for dig, vil du sandsynligvis få en overraskelse. For mulighederne er mange – rigtig mange. Vi har her forsøgt at samle en liste over nogen af de mest væsentlige.

Først og fremmest har vores firma telefon omstilling omdirigeringen. Denne funktion er særligt god, hvis du skulle finde dig i en situation, hvor du har for travlt til at tage telefonen.

I dette tilfælde omstiller vi automatisk direkte til den medarbejder, der er bedst udrustet til at varetage opkaldet.

Omstillingens primære funktion er omdirigeringen. Altså at du kan viderestille et opkald internt såvel som eksternt, ledsaget såvel som blindt.

Denne funktion indebærer også fordelingen af indgående opkald og styring af telefonkø. Fordelingen kan foregå ligeligt blandt kollegaer, eller du kan lave en vægtet fordeling, der eksempelvis dynamisk vægter den, der er kortest telefontid højest. Men fordelingsmulighederne stopper ikke der og vi gennemgår yderligere muligheder længere nede på siden.

Tastemenuerne er også blandt de mest populære løsninger, du kan få med omstilling. Tastemenuerne kan oprettes til at udføre en række andre funktioner end blot at sluse kunden igennem til den rigtige afdeling. Vi går i dybden med, hvad en tastemenu kan gøre for dig her.

Du kan også få et komplet overblik over din telefonsituation med wallboardet. Et wallboard er en oversigt over alle din virksomheds telefoner. Her kan du se, hvem taler, hvem er til frokost og hvem der er utilgængelig for opkald. Du får total indsigt, hvis du dykker ned i wallboardets statistikker.

Men wallboardet giver dig meget mere end bare overblik og indsigt, du får en række muligheder for at interagere med din egen og dine kollegaers status – så som at udføre en automatiseret handling gennem programmer eller besked-automatiseringen. Eksempelvis kan du aktivere ’forstyr ikke’, direkte fra din mobiltelefon eller blive notificeret når en bestemt kollega aktiverer ’til frokost’.

Du kan linke dit omstillingsystem sammen med din kalenderstyring, såfremt du bruger Google eller Outlook kalender. Informationer om medarbejdernes tilgængelighed vil være præsenteret direkte på dit wallboard. Kalenderen kan naturligvis styres direkte gennem dit omstillingssystem og synkroniseres automatisk.

Omstilling giver dig også muligheden for vagttelefonstyring. Har du vagtplaner i din virksomhed og muligvis også en vagttelefon, vil du utvivlsomt nyde godt af en integreret styring af vagttelefonen. Med denne styring kan opkaldene til vagthavende dirigeres direkte til deres telefon eller mobiltelefon om nødvendigt.

Træk dine utilgængelige kollegaers opkald direkte til din egen telefon. Du kan overtage en kollegas opkald, hvis du kan se, de er utilgængelige for at kunne tage opkaldet selv. Du kan få præsenteret deres indgående opkald direkte på din bordtelefon eller på wallboardet, så din telefon ikke behøver at ringe, men blot får en visuel indikator. Hermed undgår du at skulle gå til deres skrivebord eller indtage deres siddeplads.

 For at få omstilling skal du først og fremmest have et hovednummer.

Omstilling kan være helt essentiel for kundetilfredsheden. Hvis kunden bliver afvist gentagende gange på grund af kø, eller fordi din telefon melder optaget, vil det gå ud kundetilfredsheden og muligvis hvorvidt du får en handel i hus.

Du har muligheden for at vælge, hvor længe og i hvilken rækkefølge dine telefoner skal ringe – og dette er ikke helt uvæsentligt, for der kan opstå visse problemer, hvis du vælger en løsning, der ikke passer til netop dine behov. For der er stor forskel, om du forventer at skulle modtage omkring 2-3 opkald på samme tid, eller om du er et callcenter, der skal varetage 50 opkald på samme tid.

I en mindre virksomhed kan omstillingen være helt ukompliceret. Hvis du blot har to eller tre telefoner til dit hovednummer kan du stadig få alle fordelene ved et omstillingssystem.

Den simpleste løsning er din firmatelefons opkald bliver omdirigeret til din mobiltelefon, hvis firmatelefonen ikke bliver besvaret. 

En populær løsning hos Ip One er ét skridt videre, altså hvis du heller ikke kan tage din mobil – så tager vi telefonen for dig. Hermed mindsker du risikoen markant for, din kunde vil gå til din konkurrent. Du kan finde mere information om dette på siden, telefonpasning.

Som virksomhedsejer vil du nok helst tage dine opkald på dit kontor, hvor du kan finde en ordre eller tilgå din kalender, men skulle du være væk fra kontoret, kan det være særdeles fordelagtigt, hvis du stadig kunne modtage opkaldet, uden kunden skal finde dig på et andet telefonnummer. Og dertil ville det være til din fordel, hvis du kunne tilgå kalender og ordrer som på dit kontor. Disse ting er en helt naturlig del af vores omstilling. Og tilmed er disse helt basale ting er kun toppen af isbjerget ift. hvad du kan fra din mobil med omstilling. For du kan tilgå dit omstillingssystem direkte fra din mobiltelefon med OneCommunicator Appen.

Hvis du har mange telefoner i din virksomhed, vil det være naturligt at have både telefonkø og de indgående opkald til at gå på omgang blandt medarbejderne.

Omstillingen giver dig et væld af muligheder for enten at guide dine kunder til den rigtige ansatte eller informere kunderne undervejs. Dette gøres som udgangspunkt med en standard velkomsthilsen, ventemusik og orientering om åbningstiderne uden for telefonernes åbningstider. Men dette er blot starten, for du kan kombinere omstillingens funktioner på kryds og tværs – og dine muligheder er mange. Omstillingen kan blive lige så raffineret, som du føler nødvendigt.

Bemærk, afhængigt af, hvor meget personale kan svare et givent opkaldet, bliver metoden hvormed du fordeler mere væsentlig. Du kan lære mere om, hvilke metoder du kan vælge i følgende afsnit, eller ring til os på vores hovednummer, 73 111 111, så vi kan finde den helt rette løsning sammen.

Simultan: Alle telefoner i gruppen ringer på samme tid. Den første telefon til at løfte røret får opkaldet og resten af telefonerne stopper med at ringe. Hvis ingen telefon bliver taget, omdirigeres opkaldet til telefonsvarer eller ekstern telefonpasning.

Regulær: Dine telefoner vil ringe en ad gangen. Du vælger selv, hvilken rækkefølge dine telefoner skal ringe i – og hvor længe. Denne metode er fordelagtig i en lille virksomhed, men absolut ikke i eksempelvis et callcenter.

Cirkulær: Det første indgående opkald ringer hos din første telefon, det næste opkald ringer hos den næste telefon på listen, indtil alle telefoner har modtaget et opkald. Rækkefølgen vil blive overholdt til trods for første telefon er fri inden for eksempel nummer tre har modtaget et opkald. Telefonen springes kun over, hvis den allerede er optaget. Denne metode er særligt favorable hos virksomheder med meget stor opkaldsfrekvens. Den afhjælper systemfejl og at en enkelt medarbejder skulle få en telefon med meget høj opkaldsfrekvens.

Uniform: Denne metoder søger at fordele opkaldene så ligeligt som muligt over de forskellige telefoner. For at opnå dette tager systemet udgangspunkt i ventetiderne, når det fordeler opkaldene. Den telefon, der har oplevet længst ventetid vil modtage det næste opkald. Alternativ kan opkaldene fordeles ud fra andre kriterier som samlet taletid, antal opkald eller noget helt fjerde.

Vægtet opkaldsfordeling: På denne måde fordeler du de indgående opkald efter forudbestemte parametre. Eksempelvis skal telefon 1 modtage 50% af alle opkald, mens telefon 2 skal modtage 25%. Her vælger du selv, hvor store andele skal gå til de forskellige telefoner.

I alle disse opkaldsgrupper kan du selv vælge, hvor længe en given telefon fortsat skal ringe, inden den næste telefon skal ringe i stedet. Alternativt kan du viderestille opkaldet til en tredjepart, der kan tage opkaldet i dit teams fravær. Brugerne af din opkaldsomstilling kan tilmed ændre i deres tilgængelighedsstatus eller tilføje deres mobiltelefon til gruppen, så de stadig kan være en del af systemet, uden de sidder ved deres bordtelefon. Det er et væld af muligheder for at optimere dit system til netop dine behov.

Når en kunde ringer til dit hovednummer, kan vi sørge for, den første telefon, der ringer, er den telefon, der er geografisk tættest på din kunde.

Dette kan være en fordel, hvis du har en butikskæde, hvor kunden kan drage fordel af at tale med én, der har indsigt i den lokale lagerstatus.

Hvis du derimod har telefonkyndige ansatte, der ikke har travlt, mens resten af virksomheden har drøntravlt, eksempelvis på et specifikt tidspunkt på en specifik ugedag, kan deres telefoner få alle eller størstedelen af de indkomne opkald på dette specifikke tidspunkt.

Når du har omstilling, får du muligheden for at indtale, eller få indtalt, en personaliseret velkomsthilsen og andre beskeder, der vil blive præsenteret systematisk for din kunde. Du kan indtale en besked, som kunden kun hører inden for telefontiderne og en anden besked, som kunden kun hører uden for telefonernes åbningstider. Dertil kan du få indtalte beskeder, som du kan aktivere i tilfælde af travlhed, frokost, ferie, særlige omstændigheder el. Disse beskeder kan tilmed automatiseres, så de afspilles på specifikke klokkeslæt, ugedage eller i tilfælde, hvor den forventede ventetid overskrider en vis grænse.

Tastemenuerne kan give dine kunder muligheden for at træffe nogen valg, inden de kommer i helt igennem til en medarbejder. Du kan tilføje lige så mange valg, som du føler er nødvendigt eller gavnligt.

Du kan lave dine tastemenuer således, dine kunder kan afgive deres kundenummer, referencenummer eller for den sags skyld cpr-nummer om nødvendigt. På denne måde kan du og din kunde udnytte kundens ventetid optimalt, såfremt de skulle have nogen. Tastemenuen kan på denne måde både hjælpe til øget kundetilfredshed og optimering af din arbejdstid.

Alternativt kan kunden træffe valg om, hvilken afdeling de vil tale med. Har dine forskellige afdelinger fælles hovednummer, kan du gennem omstillingen dirigere kunderne direkte til den rigtige afdeling, uden de behøver omdirigeres manuelt. Vi hjælper dig gerne med at opfylde de behov din organisation har i forhold til guide dine kunder til den helt rigtige medarbejder.

Din tastemenu kan inddeles i mange afsnit, så kunden bliver præsenteret for en ny tastemenu når de har valgt sig igennem de første valg. Dette kunne eksempelvis være en kombination af at finde den rigtige afdeling og derefter indtaste et kunde- eller referencenummer.

Tastemenuer har en mindre kendt fordel for små virksomheder. Træffes en række valg for, hvilken afdeling kunden ønsker at kontakte, møder denne muligvis den samme person i den anden ende uanset valgene. Virksomheden forekommer større og mere professionel på samme tid med, medarbejderen bliver sporet ind på, hvad opkaldet kommer til at omhandle, inden samtalen går i gang.

Vi er til at tale med
Må vi ringe dig op?

Bliv ringet op

Udfyld formularen og bliv ringet op af vores dygtige team

Eller ring til os når som helst
73 111 111