Funktioner i telefonsystemet

Med IP One’s Communicator kan hele jeres telefoniløsning tilpasses og skræddersys, så den passer din virksomheds specifikke krav. Stort set alt er muligt.

Når I først har prøvet de mange nyttige funktioner, som IP telefonien tilbyder, så kan I ikke undvære dem igen! Funktionerne opsættes efter virksomhedens og medarbejdernes egne ønsker. Dette er med til at skabe effektive arbejdsdage.

Omstilling

Opkald kan nemt omstille mellem kolleger eller til eksterne kontakter. Omstil nemt, direkte på telefonen, PC'en via OneCommunicator eller på mobilapp'en.

Åbningstider

Automatiske åbningstider sikrer, at jeres telefoner åbner og lukker, så det passer til jeres arbejdstider. Dage og tidspunkter kan individuelt kalenderstyres.

Tastemenuer

Med tastemenuer (’tryk 1 for...’) kommer kunden til den rigtige afdeling eller medarbejder med det samme, og I undgår manuelle omstillinger.

Forstyr ikke / Pause

Med DND-funktionen kan en medarbejder forlade sin plads og lukke telefonen, så kunder ikke ringer forgæves. De omstilles eller en pausebesked kan afspilles.

Vagttelefon styring

Med online kalenderstyring kan opkald dirigeres direkte videre til vagthavendes, egen telefon udenfor normal åbningstid.

Træk kollegers kald

Er din kollega optaget af en opgave? Du kan nemt trække og besvare dine kollegers opkald fra din egen telefon.

Vi er virkelig glade for alle de muligheder systemet fra IP One tilbyder. I en travl hverdag betyder det virkelig meget at tingene fungerer nemt og flydende.

Blomsterhuset

Wallboard

Opkald kan nemt omstille mellem kolleger eller til eksterne kontakter. Omstil nemt, direkte på telefonen, PC'en via OneCommunicator eller på mobilapp'en.

Lydfiler

Vi tilbyder personlige velkomsthilsner, åbne- og lukkehilsner, speaks og ventemusik. Uanset om I selv vil indtale jeres speaks, eller om vi skal gøre det, er det altid gratis.

Med kø-funktionen kan I nemt administrere indgående opkald. I vælger selv, hvilke medarbejdere der skal håndtere opkaldene samt i hvilken prioritering.

Integration til IT-systemer

Med integration til diverse IT-systemer vises kundernes oplysninger automatisk på din skærm, når de ringer til dig - fx. ordrehistorik eller journaler.

Landekodestyring

Modtager I opkald fra udlandet? Med landekodestyring får kunderne hilsner og speaks tilpasset det respektive land.

Automatisk ring tilbage

Lad ikke kunderne vente. Kunderne kan vælge at blive ringet op automatisk, når en medarbejder er ledig. Dette giver stor tilfredshed blandt kunder.

Optag samtaler

Optag kundesamtaler og brug dem eventuelt til træning og kurser af dine medarbejdere.


URL-kald

Ring kunden op direkte fra jeres IT-system og undgå manuelt tastearbejde. Eller lad jeres system finde kunden ved indgående opkald.

Telefonmøder

Det har aldrig været nemmere at holde møder. Telefonmøderne kan både holdes blandt medarbejdere eller eksterne kontakter via virksomhedens eget mødenummer.

Duokald

Mis aldrig et opkald! Med duokald kan både din fastnet- og mobiltelefon ringe på samme tid. Det er også praktisk, hvis medarbejderen arbejder ud fra flere lokationer.

Ring nu på 73 111 111

Har du spørgsmål? Ring til os med det samme eller benyt vores kontaktformular herunder, så hører du fra os hurtigst muligt.

Velkomsthilsen

Du har en række valgmuligheder, når det kommer til dine velkomsthilsner og dine valgmuligheder vil opdateres løbende, så du kan tilpasse dig din aktuelle situation.

Du får naturligvis muligheden for at indtale dine egne velkomsthilsner, men vi giver dig også muligheden for, vi indtaler hilsnerne for dig uden ekstraberegning. Og vi skal nok finde det gode udstyr og vores bedste radiostemme frem. Disse velkomsthilsner kan altid laves om med kort varsel og selv, hvis du pludseligt finder ud af du har et vigtigt møde samme dag, vil vi kunne hjælpe dig med en velkomsthilsen, der reflekterer dit fravær fra telefonen.

Men vi kan også tilbyde en luksusversion af velkomsthilsnen. Her vil vi gøre vores absolut bedste for at give dig topkvalitet af stemmeføring, baggrundsmusik og efterbehandling i vores lydprogram. Alt sammen med det formål at give dine kunder et indtryk af professionalisme og kvalitet.

Velkomsthilsnerne bør først og fremmest afspejle business as usual, men når industriferien er på trapperne tager vi som udgangspunkt kontakten (med mindre du er tidligt ude) for at afklare, om du har ændring af åbningstider i ferien, så vi kan indtale en midlertidig velkomsthilsen, der afspejler dette.

Talebeskeder

Når en kunde ender i en kø, kan det være fordelagtigt at have talebeskeder undervejs. Disse kan være meddelelser om, hvor langt en kunde er i køen, at I har travlt eller noget helt tredje. Det er kun fantasien, der sætter grænserne for, hvad disse talebeskeder skal indeholde.

Åbningstider

Vi automatiserer gerne dine velkomsthilsner til at passe med dine åbningstider for telefonen. Ringer en kunde uden for åbningstiden, vil en velkomsthilsen, der afspejler dette blive afspillet. Ændrer dine åbningstider sig regelmæssigt, vil dette også kunne automatiseres. Ændres dine åbningstider pludseligt, vil du være i stand til at ændre dem selv eller få os til at ændre dem for dig.

Når du har afdelinger med forskellige numre, vil det også være en mulighed at have forskellige åbningstider i telefonen.

Tid- og kalenderstyring

Oplever du, du ikke kan tage telefonen i frokostpausen, men du ved, du har en medarbejder, der kan tage telefonen i dette tidsrum, vil kunne automatisere omstilling, så din medarbejder modtager opkaldene i dette tidsrum. Dette gælder også fra andre regelmæssige afvigelser fra normalen, uanset om det drejer sig om klokkeslæt eller ugedage.

’Forstyr ikke’ og ’pause’

Når du aktiverer ’forstyr ikke’ i vores system, vil din telefon stoppe med at ringe helt. Vi kan dog lave undtagelser til reglen, så udvalgte numre kan komme igennem alligevel.

Når du vælger ’pause’, vil du stadig kunne blive ringet op af enhver, der benytter sig af dit direkte nummer. Til gengæld vil du være frataget fra at deltage i køerne og få viderestillet opkald fra hovednummeret.

Telefonsvarer

Vi kan oprette telefonsvarere til enhver telefon eller telefonnummer i dit firma. Alle interne numre kan få hver deres telefonsvarer, mens hovednummeret har sin egen også. Hvis du har forskellige afdelinger kan disse også få hver deres telefonsvarer.

Du kan få disse beskeder tilsendt som lydfil i en e-mail, så du kan aflytte dem fra din computer, din telefon eller sågar din tablet. Vi opbevarer disse lydfiler i 48 timer, hvorefter de vil blive slettet fra vores servere.

Tidsbestemt beskedsvar

Med denne funktion kan du forudbestemme både, hvilken telefonsvarerbesked, du vil afspille og hvornår du vil afspille denne. Eksempelvis kan du forberede dig til et møde ved at have din telefonsvarer besked til at afspejle dit fravær fra telefonen med en besked om, hvornår du vil være tilbage. Disse telefonsvarerbeskeder kan aktiveres direkte fra telefonen.

Sprogstyring

Hvis du til tider har indgående udenlandske opkald, kan du få systemet til at afspille velkomsthilsner på det rette sprog, da systemet kan aflæse, hvor opkaldet stammer fra ved hjælp af landekodesystemet. I samme ombæring kan disse opkald viderestilles automatisk til en medarbejder med de rette sprogkundskaber.

Valgmenuer (IVR)

Der findes et utal af applikationsmuligheder for valgmenuerne. Valgmenuerne er særligt gode til at rette et opkaldsflow, så de indgående opkald ender hos den medarbejder, der er bedst egnet til at varetage en given problemstilling. Dette kan være som følge af valgmenuen har ledt kunden til den rette afdeling, som varetager kundens problematik.

Men i nogle tilfælde kan en velorganiseret IVR tilmed give kunden det eftersøgte svar, hvormed opkaldet kan afsluttes tilfredsstillende, inden en telefonist kan blive tilknyttet til opkaldet.

Valgmenuerne er et effektivt redskab til at segmentere de indgående opkald og til at få lidt information om kunden eller kundens henvendelse undervejs.

De er også særligt nyttige i tilfælde af, du skal indsamle sensitiv information, da man generelt har lettere ved at opgive disse oplysninger til et system, en maskine, end en levende personen.

Disse valgmenuer er blandt de utroligt stærke og til tider oversete muligheder, du kan benytte dig af i din telefoni, da det næsten kun er fantasien, der sætter grænserne.

Omstilling

Omstilling er for mange nærmest synonym med erhvervstelefoni. Derfor har vi skrevet en mere dybdegående udredning af emnet på vores side om omstilling .

Den korte forklaring på, hvad omstilling kan, vil kunne gøres ganske enkel: Omstilling er metoden til at give et opkald videre fra én telefon til en anden.

Dette kan gøres på to måder, hhv. blind omstilling og ledsaget omstilling. Blind omstilling er den mest gængse form for omstilling, hvor opkaldet bliver stillet videre, forbindelsen til første telefonist vil blive afskåret og man vil indgå i et nyt opkald, hvor den nye modtagers telefon vil ringe, som ved et normal opkald. Her er der en risiko for modtageren af opkaldet ikke er klar i den anden ende og man kan derved få en mindre end vellykket kundeinteraktion.

Alternativt kan man lave en ledsaget omstilling, hvor kunden ikke bliver ’afleveret’, inden den oprindelige modtager af opkaldet har talt med den næste modtager. På denne måde kan man viderelevere informationer om kunden internt eller afdække en del af løsningen kollegaer iblandt, inden kundekontakten bliver overdraget.

Viderestilling

Viderestilling kan bruges til mange forskellige formål. Har du eksempel vagttelefon, vil den fungere ved hjælp af viderestilling. Har du eksempelvis en time eller to hver dag, hvor du er væk fra din telefon, men stadig regner med, kunderne ringer på dit hovednummer, kan du bruge viderestilling til at få opkaldene sendt til din mobiltelefon, så du ikke går glip af dine opkald. Viderestilling er blandt de funktioner, du selv kan administrere, hvilket er særligt behændigt, hvis du eksempelvis pludseligt skal køre ud til en kunde midt i arbejdstiden.

Træk kollegers kald

Ringer en kollegas telefon, mens du ved, vedkommende ikke er i stand til at tage telefonen, kan du risikere, det vil være meget ubelejligt, du belejrer kollegaens siddeplads til at varetage opkaldet. I stedet kan du med et enkelt tryk på din bordtelefon trække opkaldet, så du ikke behøver at rejse dig. Hvis din kollega kommer tilbage i mellemtiden, kan du sidenhen omstille til den intenderede person.

Er der visse opkald, der ikke skal trækkes, når kollegaerne er fraværende, kan dette indstilles ved at oprette trækningsgrupper, hvor de enkelte grupper har kræver forskellige rettigheder.

Opkaldsstyring

Ligesom du kan styre indgående opkald med sprogstyringen, har du også muligheden for at styre dine indgående opkald på mange andre parametre. Eksempelvis kan du lade bestemte numre gå uden om dine telefonkøer eller for den sags skyld direkte til en bestemt medarbejder eller afdeling. Dette er særligt fordelagtigt, når du har visse kunder, der betyder meget for dig eller hvis kunden har en tilknyttet kontaktperson.

Det er også før set, at en direktør lader sin hustru gå uden om alle regler i firmaets telefoni – inklusiv ’forstyr ikke’-funktionen.

Kø-funktionen er særligt brugbar til at håndtere en større opkaldsvolumen, men den er også særligt god, når du vil have, flere af dine medarbejde skal have mulighed for at tage et givent opkald. Du kan selv bestemme, hvilke telefoner, der skal være i stand til at besvare opkald for dig – også uanset om disse numre er interne eller eksterne numre.

Når du har en eller flere køer opstillet allerede, kan du hurtigt og let til- og afmelde telefoner fra disse køer.

Når folk sidder i kø, kan du selv bestemme, hvilke lydfiler du vil afspille for de ventende. Dette kan være musik, reklamer, hvilket nummer, man er i køen, et estimat af den resterende ventetid eller noget helt andet.

Call back

Med denne funktion kan du automatisk ringe til den kunde, der er nummer ét i køen, så kunden ikke behøver at sidde klar i telefonen. På denne måde vil du og kunden få opkaldet på samme tid. Hvis du vil tilbyde denne funktion, vil kunden kunne tilgå den igennem valgmenuen. Her kan du selv vælge tidspunktet for, hvornår kunden skal præsenteres for mulighed, eksempelvis efter et stykke vigtig information.

Bed om at blive ringet op

Du kan også give kunden muligheden for at bede om at blive ringet op. Denne funktion kunne man kalde call-back-light, da du får mere kontrol over dine arbejdsopgaver, men taber lidt tid til håndtering af den e-mail, hvor kundens nummer bliver præsenteret for dig.

Ventemusik

Du kan selv vælge din ventemusik eller lade os om at gøre det for dig. Musikken skal naturligvis være fri for begrænsende restriktioner og rettigheder, med mindre du forestiller dig at betale for brugen af denne. Dine muligheder for at finde et passende stykke open source musik er dog ganske fine.

Integration

Vi kan integrere en række systemer til at passe med jeres telefoni. På denne måde kan du eksempelvis få præsenteret informationer om en kunde, som du starter opkaldet. Det vil også være en mulighed at integrere andre dele af jeres IT-system med jeres telefoni.

Hvis du vil vide mere om, hvilke services vi udfører i forbindelse med integration, skal du være velkommen til at læse mere om emnet på vores side om integration (hyperlink).

Integration med tastemenuen

En gængs form for integration er integration med tastemenuen. Du kan eksempelvis få integreret et system til at præsentere en kundes informationer, hvis de taster deres kundenummer eller fakturanummer i tastemenuen.

I sundhedssektoren vil dette typisk være CPR-nummer i stedet og informationerne vil være en journal. Vi integrerer med en række forskellige journalsystemer og tilbyder løsninger til både klinikker, tandlæger og dyrlæger.

URL-kald

Med URL-kald vil dit indgående opkald definere en URL og hvis du eksempel benytter dig af en hosted Microsoft Dynamics 365 Business Central, vil du kunne se tidligere ordrer og bogførte fakturaer.

Datavalidering

Valideringen er et simpelt program, der verificerer, at de indtastede data stemmer overens med forespørgslen. Eksempelvis vil den kunne verificere, om et indtastet CPR-nummer er på 10 cifre, et dansk telefonnummer er på 8 cifre eller at et kundenummer har den rigtige længde.

Navneopslag

Med navneopslag vil dit caller-ID vil som udgangspunkt vise navnet på vedkommende, der ringer ind. Dette giver dig muligheden for at udvise ekstra imødekommenhed og giver dig på samme tid lidt forhåndsviden, hvis du skal bruge deres navn sidenhen. Dermed skal du ikke have kunden til at gentage sit navn, hvis de siger det for hurtigt eller for utydeligt. Du kan derimod blot fortsætte samtalen.

Navneopslaget tager udgangspunkt i nummerets ejerskab og kan derfor i visse tilfælde være misvisende. Efternavnet kan være rigtigt, mens fornavnet er forkert og til tider vil nummeret være ejet af et firma. I særlige tilfælde får du både information om navn og firma. Navneopslaget vil også give dig vedkommendes adresse, hvis nummeret er registreret i en privatpersons navn.

Visse numre er dog hemmeliggjort og navnet vil derfor ikke fremstå. Du kan dog insistere, ved hjælp af et automatiseret system, på at vedkommende viser sit nummer, inden opkaldet bliver gennemført. Vi anbefaler ikke denne løsning, med mindre det er strengt nødvendigt.

Statistik

Statistikprogrammet er særligt nyttigt, når du har brug for det store overblik over firmaets telefoni. Du har mulighed for indsigt i alskens detaljer. Du kan se, hvor længe dine medarbejdere bruger på opkald i gennemsnit og disse gennemsnit vil være yderligere underinddelt i gennemsnit for de forskellige køer og i ud- og indgående opkald. Du kan se sms- og opkaldspriser, hvilket har størst betydning, når det gælder udlandsopkald. Du kan læse meget mere og emnet på vores side om statistik.

Gratis interne opkald

Når du ringer internt i firmaet skal det ikke koste dig noget. Det er uanset, om du ringer fra hjemmekontoret eller imellem forskellige afdelinger, filialer eller internt mellem kollegaer.

Grafisk omstillingsbord

OneCommunicator har alt, hvad du har brug for til at gøre din erhvervstelefoni professionel. Hvis du vil vide mere om OneCommunicator, anbefaler vi, du læser siden, der er linket her. Kort fortalt opstiller den hele firmaets telefoni visuelt, så du kan få overblik over medarbejdernes telefoni. Du får adgang til indsigt i medarbejdernes kalender og igangværende opkald og tilgængelighed.

Nummerbestemt ringetone

Du kan vælge forskellige ringetoner til forskellige slags indgående opkald. Du kan have forskellige ringetoner ved interne og eksterne opkald og du kan have særlige ringetoner, for enkelte kunder, en afdeling el.

Duokald

Med duokald kan du have flere telefoner til at ringe, når du modtager et opkald. Dette kan eksempelvis være bordtelefonen, der ringer samtidigt med mobiltelefonen eller en ekstern telefon ringer på samme tid som en intern telefon.

Banke-på funktion

Banke-på er en klassiker inden for telefoni. Når du modtager et nyt opkald, mens du allerede taler i telefon, vil du blive notificeret ved hjælp af en lyd.

Vis og skjul nummer

Du kan selv vælge fra opkald til opkald, om dit telefonnummer skal være vist eller skjult.

Samtaleanlæg

Hvis du skulle ønske det, kan du opsætte én eller flere telefoner til at virke som samtale anlæg og dermed tale gennem højtaleren på telefonen. Dette er særligt brugbart, hvis du skal levere hurtige informationer til en afdeling eller en medarbejder med jævne mellemrum.

Ubegrænset antal linjer

Med SIP-trunking kan vi levere lige så mange linjer, som du kunne ønske eller have brug for. Vi opsætter nye linjer på denne måde uden ekstraberegning.

Optag samtaler

Du kan optage samtaler både fra din mobil- og din bordtelefon. Lydfilen vil efterfølgende blive sendt som e-mail og vil alternativt være tilgængelig via Min Side. Her er de beskyttet af et ekstra kodeord, da de er relativt sensitivt materiale – persondata. Dette betyder også, du skal have aktivt samtykke fra din samtalepartner for at må optage en given samtale. Visse brancher er dog fritaget fra disse regler om aktivt samtykke. Hvis du mener, du kunne være fritaget for reglerne, bør du jævnføre datatilsynets vejledning til optagelse af telefonsamtaler.

Dine optagede samtaler vil kun blive gemt i et forudbestemt antal timer, inden de slettes permanent.

Virtuel fax

Med virtuel fax kan du sende og modtage fax over e-mail.

Telefonvækning

Vi tilbyder også telefonvækning. Dette gælder uanset, hvilket dansk nummer, du bestiller vækningen til.

Alarm eller panikknap

Når du har alarm eller panikknap kan du lynhurtigt signalere dine medarbejdere, du har et alvorligt problem. Dine medarbejderes telefoner vil alle ringe med en bestemt ringetone og de vil på samme tid være i stand til at se, hvor signalet kommer fra – altså hvor der er brug for hjælp.

Få et GRATIS teletjek

Vi tilbyder enhver virksomhed en fuldstændig GRATIS og helt UFORPLIGTENDE gennemgang af den nuværende telefoni.

Uanset om virksomheden har 1 eller 500 ansatte kan der være store forbedringer og besparelser at hente.

Indtast dine oplysninger her, så kontakter vi dig hurtigst muligt.

Har du nogen spørgsmål, kan du ringe til os på 73 111 111